Một dự án (Project), có thể định nghĩa đơn giản là một chuỗi các hoạt động phải được hoàn thành để đạt được kết quả nhất định. Quản lý dự án (Project Management) là việc vận dụng các kiến thức, công cụ, kỹ năng và kỹ thuật cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án. Theo các nhà quản lý dự án – Project Manager (PM) của Google, công việc của một PM còn là hoạch định thời gian, sắp xếp các công việc, phân bổ nguồn lực (bao gồm kinh phí) phù hợp và quản lý rủi ro. Chính vì thế, sẽ không ngoa khi nói rằng PM chính là người nắm giữ vận mệnh dự án. Trong bài viết này, khái niệm dự án mà tác giả đề cập sẽ gói gọn trong lĩnh vực thiết kế trải nghiệm người dùng – UXD (User Experience Design) và góc nhìn của một Nhà quản lý các dự án UX. Tuy nhiên cũng cần nói thêm rằng, thiết kế trải nghiệm người dùng cũng bao gồm việc thiết kế giao diện người dùng – UID (User Interface Design).
Từ những định nghĩa đã đề cập trên, có thể kết luận một dự án được thực hiện tốt là một dự án hoàn thành đúng tiến độ đặt ra, đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và đem lại lợi ích mong đợi cho người thực hiện. Để đạt được những kết quả đó, một dự án tốt sẽ cần nhiều vai trò tham gia vào hơn là chỉ những “kỹ sư thiết kế” giỏi. Tất nhiên ý của tác giả không phải là những kỹ sư thiết kế giỏi không thể làm tốt các công việc của một nhà quản lý dự án, tuy nhiên tốt hơn là vẫn nên có những nhà quản lý dự án độc lập. PM là những người vừa có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực đó và đồng thời cũng sở hữu khả năng sắp xếp công việc, quản trị con người, quản trị rủi ro, giải quyết xung đột, có kỹ năng giao tiếp tốt, biết sử dụng nhiều công cụ, kỹ thuật và phần mềm…Nghe có vẻ giống như một đấng toàn năng! Đùa đấy, nhưng họ thực sự là những người biết và giỏi nhiều thứ.
Nếu như nguồn lực của bạn bị giới hạn khiến bạn hoặc tổ chức không thể có những nhà quản lý dự án độc lập, hãy thiết kế một quy trình làm việc với các chức năng mà một nhà quản lý dự án thường làm, giao nó cho một người phù hợp nhất để thực hiện. Lúc này, người được giao việc dù có phải là một chuyên gia trong việc quản lý dự án hay không, vẫn sẽ đảm nhiệm vai trò là nhà quản lý của dự án đó. Một số phân tích sau đây sẽ chỉ ra vì sao vai trò quản lý dự án lại quan trọng như thế.
Giao tiếp với khách hàng:
Nhà quản lý dự án sẽ là người trực tiếp giao tiếp với khách hàng, bao gồm việc thu thập nhiều thông tin nhất có thể, làm rõ các yêu cầu của khách hàng, thỏa thuận mức giá và đàm phán về các vấn đề có thể phát sinh. Đây là bước vô cùng quan trọng vì chắc chắn sẽ chẳng ai muốn những rắc rối xảy ra sau này ảnh hưởng không tốt đến dự án. Tất nhiên, giao tiếp với khách hàng chưa bao giờ là một công việc đơn giản và dễ dàng, thậm chí nó còn được nhiều người ví von như là một bộ môn “nghệ thuật”. Vì vậy, các tổ chức rất cần một người có khả năng giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo, cương nhu đúng lúc và luôn biết cách để mang lại những giá trị tốt nhất cho đôi bên.
Hoạch định các công việc và phân bổ nguồn lực
Các Project Manager thường sẽ lên kế hoạch về thời gian cho dự án, phân chia dự án thành các giai đoạn (sprints) và công việc (tasks) nhỏ hơn và giao cho những người có năng lực, thế mạnh phù hợp để thực hiện. Điều đó giúp sản phẩm được tạo ra đạt được chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất. Việc này đòi hỏi nhà quản lý cần phải biết sử dụng nhiều phương pháp (methodologies) như Agile, Scrum, các kỹ thuật như Kanban,Waterfall thông qua các công cụ ứng dụng như Trello, Asana, Jira… Bên cạnh đó, việc phân bổ nguồn lực phù hợp còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tối đa hóa lợi nhuận thu lại.
Đảm bảo việc giao tiếp giữa các thành viên:
Tuyên ngôn đầu tiên trong nguyên tắc Agile – một bộ nguyên tắc rất phổ biến trong lĩnh vực phần mềm đó là: Cá nhân và sự tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ. Nguyên tắc này đề cao tầm quan trọng của con người và việc tương tác giữa các thành viên hơn là những quy trình và công cụ. Do đó, một đội ngũ muốn đạt được kết quả cao trong công việc thì bên cạnh năng lực làm việc, giao tiếp đóng vai trò then chốt. Điều này cũng hoàn toàn chính xác trên khía cạnh quản trị tổ chức nói chung. PM sẽ là người chịu trách nhiệm cho việc giao tiếp giữa các thành viên. Việc giao tiếp nên diễn ra theo quy tắc 3Đ: đúng, đủ, đều giống như một thói quen làm việc để có thể đạt được hiệu quả và đảm bảo tính liên tục. Bên cạnh những cuộc họp hay các cuộc hội thoại, giao tiếp còn có thể được thực hiện hiện thông qua các ghi chú (notes), phản hồi (feedbacks), bình luận (comments) hay thậm chí là qua các cuộc tranh luận mang tính tích cực.
Giải quyết các vấn đề nội bộ:
Các xung đột vẫn thường xảy ra trong quá trình làm việc. Một PM giỏi sẽ biết cách biến những xung đột thông thường thành những xung đột tích cực (điều này sẽ rất có ý nghĩa đối với các công việc mang tính sáng tạo) và hạn chế tối đa những xung đột tiêu cực. Ngoài ra, các vấn đề mang tính cá nhân như tính cách, khả năng chịu áp lực, phong cách làm việc… có thể ảnh hưởng đến dự án cũng cần được giải quyết. Những hình thức thưởng và phạt cần được cân nhắc kỹ lưỡng hơn để tạo ra động lực tốt nhất và áp lực vừa phải. Điều đó giúp cho các thành viên luôn có được tinh thần nhiệt huyết với công việc nhưng cũng giữ cho đôi chân họ luôn ở trên mặt đất.
Trong bối cảnh hiện nay, năng lực chuyên môn về kỹ thuật của các cá nhân trong tổ chức hiếm khi có thể trở thành lợi thế cạnh tranh tuyệt đối. Người ta bắt đầu quan tâm nhiều hơn tới khía cạnh quản trị con người, hiệu quả của giao tiếp và các quy trình làm việc tốt hơn. Chính vì vậy, vai trò của một nhà quản lý dự án cũng dần dần được đề cao. Các tổ chức ngày nay không ngần ngại bỏ ra một khoản ngân sách không nhỏ cho vị trí PM vì họ hiểu rằng giá trị mà những nhà quản lý dự án này mang lại sẽ nhiều hơn những gì mà họ phải chi ra. Ngược lại, những nhà quản lý dự án bằng việc tận dụng những kiến thức chuyên môn và kỹ năng của mình, họ không cần phải trực tiếp tham gia vào những công việc thiết kế nhưng vẫn nhận được một khoản thù lao không hề nhỏ!
