Đặt vấn đề
Ngay cả đối với những nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm nhất, cũng gặp phải những khó khăn nhất định. Không có hai dự án nào giống nhau và các nhà quản lý dự án thành công phải học cách tìm ra cách tiếp cận tốt nhất cho từng dự án cụ thể. Mặc dù không có công thức thành công duy nhất, nhưng có những nguyên tắc mà người quản lý dự án có thể sử dụng để đảm bảo họ đang đi đúng hướng. Những nguyên tắc này phục vụ như một hệ thống hướng dẫn bạn tới thành công, bất kể những thách thức cụ thể của bất kỳ dự án cụ thể nào.
Trong bài viết này, chúng tôi phác thảo tám nguyên tắc quản lý dự án sẽ giúp bất kỳ dự án nào chạy thành công hơn.
1. Xác định mục đích và mục tiêu cho dự án
Các dự án nên bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng để mọi người hiểu những gì bạn đang cố gắng hoàn thành. Các mục tiêu đưa ra giúp định hướng nhóm của bạn xung quanh tất cả các công việc và hoạt động.
Nghiên cứu cho thấy mục tiêu là một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện năng suất. Đặc biệt, mục tiêu đạt được ba điều:
- Kích hoạt nỗ lực trong nhóm của bạn
- Hướng nỗ lực đó vào các hoạt động có liên quan
- Nuôi dưỡng sự kiên trì khi đối mặt với những trở ngại
Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các nhóm có thể bị xao nhãng, lãng phí thời gian và đốt cháy tài nguyên. Mặt khác, một người quản lý dự án có mục tiêu rõ ràng sẽ dễ dàng vượt qua những thách thức mà họ gặp phải trong toàn bộ vòng đời dự án.
2. Đảm bảo sự liên kết và đồng bộ
Điều quan trọng là các mục tiêu của dự án phải phù hợp với mục tiêu và định hướng của công ty.
Tại sao? Để thành công, các dự án cần được hỗ trợ bởi các nhà lãnh đạo và giám đốc điều hành cấp cao của doanh nghiệp. Thiếu hỗ trợ điều hành là một trong những lý do chính khiến các dự án thất bại và các dự án gắn liền với chiến lược của công ty có nhiều khả năng nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ cấp trên.
Để thành công, một dự án cũng phải đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Ngay cả khi một dự án được hoàn thành đúng ngân sách, đúng thời hạn và đúng thông số kỹ thuật, thì nó cũng không thực sự “thành công” nếu nó không hỗ trợ cho công việc của công ty.
3. Xác định nhóm dự án
Ngoài một nhà lãnh đạo, hầu hết các dự án đều cần một nhóm.
Chọn một đội có thể gặp những khó khăn. Nó không chắc chắn về việc chọn những người có nhiều kiến thức và kinh nghiệm nhất – mặc dù những điều đó chắc chắn có thể hữu ích. Đó cũng là một câu hỏi về việc chọn một nhóm làm việc tốt với nhau.
Hãy tìm những thành viên là những người giao tiếp và lắng nghe xuất sắc. Và nếu họ cũng là người có tổ chức, đáng tin cậy và có kỹ năng giao tiếp tốt thì càng tốt!
4. Xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm
Khi bạn đã có người của mình, đã đến lúc phân chia các nhiệm vụ và bắt tay vào làm việc.
Một cách để làm điều này là các nhà lãnh đạo dự án phân công nhiệm vụ và vai trò dựa trên điểm mạnh của các thành viên trong nhóm. Một lựa chọn khác là cho phép nhóm quyết định ai chịu trách nhiệm về việc gì, cho phép mọi người đóng góp ý kiến.
Dù bạn làm theo cách nào, việc cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những nhiệm vụ mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ hoàn thành sẽ giúp tạo ra sự rõ ràng, cải thiện tinh thần và thúc đẩy năng suất.
5. Xây dựng quy tắc làm việc cùng nhau
Bạn có nhóm của mình và mỗi thành viên đều biết vai trò của họ. Làm thế nào bạn sẽ làm việc cùng nhau? Bao lâu bạn sẽ gặp nhau? Bạn sẽ đưa ra quyết định như thế nào? Bạn sẽ dùng gì để giao tiếp? Nêu rõ các chi tiết cụ thể cho công việc của bạn cùng nhau ngay từ đầu.
Có thể bạn sẽ sử dụng phương pháp Agile, làm việc trong giai đoạn chạy nước rút, với cuộc họp độc lập kéo dài 15 phút mỗi ngày. Hoặc có thể bạn sẽ chia thành các nhóm nhỏ và họp hai tuần một lần để chia sẻ tiến độ.
Bạn có thể tạo ra các báo cáo bằng văn bản về công việc của bạn. Hoặc bạn có thể đăng tiến trình trên cuộc trò chuyện thời gian thực của nhóm trong Basecamp hay bất cứ công cụ nào.
Bạn sẽ thu thập các tệp dự án của mình trên máy chủ nội bộ? Hoặc biên dịch chúng trong một thư mục tài liệu được chia sẻ trong công cụ quản lý dự án yêu thích của bạn?
Có vô số lựa chọn. Chỉ cần nói rõ với nhóm của bạn về các quy trình bạn sẽ sử dụng.
6. Tạo lộ trình dự án
Bạn đã có mục tiêu, nhóm của mình và quy trình làm việc của mình. Bây giờ là lúc để tạo chiến lược của bạn.
Nhiều nhà quản lý dự án thấy hữu ích khi tạo lộ trình dự án. Lộ trình dự án là một kế hoạch được chia sẻ để đạt được mục tiêu của bạn. Nó phác thảo tầm nhìn, ưu tiên và các bước bạn cần thực hiện để đạt được điều đó. Nó cũng thường bao gồm những tiến bộ bạn đã đạt được.
Lộ trình giúp nhóm của bạn hiểu bạn đang đi đâu và bạn sẽ đến đó bằng cách nào. Nó cho họ biết điều gì sắp xảy ra và thúc đẩy họ tiếp tục tiến bộ.
Trong lộ trình của bạn, hãy bao gồm các sản phẩm có liên quan, người chịu trách nhiệm về chúng và các mốc thời gian của chúng. Chúng tôi thấy việc theo dõi những điều này trên Biểu đồ đồi (một chức năng của Basecamp) là hữu ích, nhưng có nhiều tùy chọn — hãy tập trung vào việc tìm kiếm tùy chọn phù hợp với bạn.
7. Xác định các chỉ số để thành công
Tại thời điểm này, hãy xem xét việc xác định các số liệu bạn sẽ sử dụng để đánh giá mức độ thành công của dự án. Chúng thường được gọi là các chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Số liệu sẽ khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đang cố gắng hoàn thành. KPI cho quản lý dự án có thể đo lường xem dự án của bạn có đúng thời hạn (kịp thời), trong mức chi phí dự kiến (ngân sách), đạt đến một tiêu chuẩn nhất định (chất lượng) hay liệu bạn có đang sử dụng thời gian và tiền bạc của mình tốt không (hiệu quả).
Ví dụ về KPI phổ biến bao gồm:
- Thời gian dành cho một dự án hoặc nhiệm vụ
- Số giờ dự kiến so với thời gian sử dụng
- Sự hài lòng của khách hàng với một sản phẩm
- Phản hồi hoặc khiếu nại của khách hàng
- Chi phí trung bình mỗi giờ
- Lợi tức đầu tư (ROI)
Khi bạn xác định các chỉ số bạn sẽ sử dụng để đo lường thành công, hãy đảm bảo bạn tạo các phương pháp để theo dõi các chỉ số đó và thu thập dữ liệu liên quan.
8. Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp chiếm phần lớn công việc thực tế của người quản lý dự án. Điều quan trọng là phải đăng ký với nhóm để xác định các rào cản và vượt qua chúng.
Nó cũng bao gồm việc xác định các bên liên quan chính và giữ họ tham gia vào công việc của nhóm. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể muốn cập nhật thường xuyên về tình trạng của một dự án. Họ thậm chí có thể được yêu cầu đưa ra quyết định hoặc phê duyệt tài nguyên.
Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo bạn có kế hoạch truyền thông ngay sau khi bắt đầu dự án và kế hoạch đó bao gồm tất cả các bên liên quan.
Kết luận
Muôn hình vạn trạng của nhiều dự án với các ý tưởng, nguồn lực và đội ngũ khác nhau. Tuy nhiên, các nguyên tắc vẫn là như thế – những tiêu chuẩn cơ bản nhất để hoàn thành tốt công việc quản trị dự án.
Những nhà quản lý hiệu quả sẽ tạo nên đội nhóm hiệu quả. Sự hiệu quả đồng bộ sẽ giúp dự án tạo được những giá trị mà mục tiêu từ ban đầu đã xác định rõ. Kinh nghiệm cần thời gian và môi trường để tích luỹ, phương pháp luận là điều chúng ta cần phải trang bị từ giai đoạn ban đầu. REBO Agency là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ giao diện và trải nghiệm người dùng tại Việt Nam, chúng tôi đã có kinh nghiệm trên hàng trăm dự án để biết được điều gì là phù hợp đối với các doanh nghiệp Việt trong bối cảnh chuyển số. Bạn không cần làm nhiều. Bạn chỉ cần làm đúng mà thôi. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đưa ra cách thức thay đổi thiết kế UX tại doanh nghiệp.
Chiến lược gắn liền với thực thi. Việc thực thi gắn liền với sự gắn kết của nhân sự và kỹ năng làm việc định hướng trải nghiệm người dùng trong mọi ngóc ngách của doanh nghiệp, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của các dự án triển khai. Khóa học Figma thực chiến là khoá học Rebo xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa phương pháp luận và kinh nghiệm thực chiến triển khai hàng trăm dự án. Chúng tôi giúp các doanh nghiệp đào tạo đội ngũ nhân viên thành thạo và nắm vững nguyên tắc tư duy đối với trải nghiệm người dùng. Từ đó liên kết các mục tiêu của doanh nghiệp một cách chặt chẽ từ chiến lược đến thực thi.
