[KIẾN THỨC UX] PROJECT MANAGER VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC ĐẢM BẢO GIAO TIẾP GIỮA CÁC THÀNH VIÊN
Sau khi “đổi gió” với một case study về UX của ứng dụng TikTok tuần trước, hãy cùng quay trở lại với series bài viết về vị trí và vai trò của những nhà quản lý dự án. Ở bài tổng quan đầu tiên, chúng ta đã hiểu được những công việc, chức năng của một nhà quản lý dự án. Trong đó có việc đảm bảo giao tiếp giữa các thành viên. Bài viết kỳ này sẽ lý giải vì sao việc đảm bảo giao tiếp giữa các thành viên trong dự án là vô cùng quan trọng. Xin lưu ý (lần thứ n), phạm vi dự án mà tác giả nói đến trong bài viết này chỉ được gói gọn trong lĩnh vực UX design.
Nhắc lại một ý ở bài viết đầu tiên trong series, nguyên tắc đầu tiên trong tuyên ngôn Agile trong lĩnh vực phát triển các dự án liên quan tới phần mềm đó là: Cá nhân và sự tương tác cần được chú trọng hơn là quy trình và công cụ. Để tương tác giữa các cá nhân tốt chắc chắn phải bắt đầu bằng việc giao tiếp tốt. Do đó, các PM cần phải đảm việc giao tiếp giữa họ và các thành viên cũng như giữa các thành viên trong dự án diễn ra hiệu quả. Vì sao việc giao tiếp tốt lại quan trọng đến thế? Tác giả cho rằng có 3 ý chính sau:
Đảm bảo mọi người tham gia hiểu rõ về dự án và sản phẩm: Sau khi trao đổi với khách hàng để nắm được thông tin và yêu cầu về dự án, các PM phải truyền đạt nó một cách chính xác đến các thành viên để mọi người có thể hiểu được vai trò của mình, xác định được những công việc cần thực hiện, đảm bảo rằng đầu ra của các quá trình thực hiện là phù hợp, đáp ứng được yêu cầu. Không hiểu rõ, thiếu thông tin về dự án có thể tạo ra rủi ro sản phẩm đầu ra không đạt yêu cầu, mất nhiều thời gian để phản hồi, chỉnh sửa và sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, đôi khi sẽ có những sự thay đổi về các yêu cầu của sản phẩm sau khi dự án đã bắt đầu. Cập nhật những thay đổi đến những người thực hiện cần phải được thực hiện càng sớm càng tốt để tránh những sự rối loạn do việc thiếu thông tin gây nên.
Đảm bảo mọi người nắm tiến độ các giai đoạn của dự án: Một dự án không nên chỉ bắt đầu và kết thúc một lần. Nó nên được chia thành nhiều giai đoạn nhỏ hơn, chuyển giao nhiều hơn và phản hồi nhiều hơn. Điều này cho phép khách hàng tham gia nhiều hơn vào dự án. Đừng cho rằng đó là điều phiền toái, bởi vì dù sao sản phẩm làm ra là để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Việc chúng ta phải chỉnh sửa, thực hiện nó theo yêu cầu và những sự thay đổi của khách hàng vốn dĩ là một phần của công việc, không phải là một vấn đề. Và việc duy trì giao tiếp liên tục giúp các thành viên luôn biết được rằng dự án đã đi đến giai đoạn nào, “goal” của giai đoạn này là gì, vai trò và trách nhiệm của mỗi người là gì, những vấn đề nào cần được giải quyết, bước tiếp theo là gì…
Nhận diện, giải quyết các vấn đề và cải tiến quy trình làm việc: Những vấn đề, trục trặc xảy ra là những thứ không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào. Do đó, việc giải quyết các vấn đề cũng là một phần của công việc. Giao tiếp liên tục đảm bảo vấn đề được nhận diện nhanh chóng và xử lý kịp thời trước khi những vấn đề khác có thể nảy sinh. Đôi khi vấn đề xảy ra có thể được giải quyết một cách dễ dàng bởi một ai đó và mọi thứ tiếp diễn như chưa từng có gì xảy ra. Tuy nhiên, nó hoàn toàn có thể là một bài học mới cho một người khác, hoặc là mầm mống cho một vấn đề lớn hơn trong tương lai. Hãy trao đổi để xác định rõ vấn đề, tìm ra các cơ hội để học hỏi, cải tiến quy trình làm việc từ chính những vấn đề nhỏ nhất. Mặt khác, việc giao tiếp cũng có thể diễn ra thông qua các cuộc tranh luận. Một PM giỏi sẽ khiến các cuộc tranh luận này trở nên tích cực! Các cuộc tranh luận tích cực là những cuộc tranh luận mang tính đóng góp và xây dựng, khi đó nó sẽ giống như một buổi “brainstorm”. Bạn có thể thu được nhiều ý kiến phản biện nhưng tích cực, thậm chí là những ý tưởng hay ho, mới mẻ hơn.
Chắc rằng những ý trên là đủ để các bạn thấy rằng việc giao tiếp tốt chỉ riêng trong phạm vi dự án đã quan trọng như thế nào. Vậy làm sao để có thể giao tiếp tốt hơn, hiệu quả hơn? Các PM có thể sử dụng những kênh giao tiếp kết hợp quản lý công việc như Slack, Trello, Notion… để tạo ra các luồng thông tin đầy đủ, rõ ràng và tính tương tác cao cùng với việc áp dụng 3Đ: đúng, đủ, và đều để việc giao tiếp diễn ra hiệu quả hơn.
Đúng: Giao tiếp rõ ràng, đúng trọng tâm, đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man dài dòng mất thời gian và gây nhiễu thông tin.
Đủ: Truyền đạt, lắng nghe, ghi nhận và phản hồi đầy đủ thông tin, không bỏ sót bất cứ chi tiết nào.
Đều: Họp mỗi ngày, tại sao không? 5-10 phút mỗi ngày để xem lại những vấn đề hôm qua, những gì cần làm hôm nay, có gì khó khăn hay không… là vô cùng có ích.
Giao tiếp diễn ra đều đặn, lâu dần tạo ra thói quen, kỷ cương trong công việc. Tóm lại, việc đảm bảo giao tiếp giữa các thành viên xuyên suốt dự án sẽ quyết định sự sống còn và thành công của dự án. PM là người sẽ tham gia, theo dõi, nhắc nhở để việc trao đổi thông tin diễn ra trơn tru, hiệu quả. Để làm được điều đó, một PM phải là có kiến thức chuyên môn về UX, có kỹ năng giao tiếp tốt, tận dụng các công cụ, nền tảng hỗ trợ để tối ưu khả năng tương tác giữa các thành viên.
