Theo đúng nghĩa đen, không có lúc nào như lúc này. Nếu bạn là người quản lý con người, bạn có thể cảm nhận được điều này khá sâu sắc (đặc biệt là phần “không có thời gian”). Với cuộc sống công ty đang trải qua một cơn địa chấn, sự thay đổi đã trở thành hằng số duy nhất ở nơi làm việc. Giữa việc điều hướng các sắc thái của công việc kết hợp, đối mặt với sự tấn công dữ dội của những tiến bộ công nghệ (và những phiền nhiễu) và việc thúc đẩy các đội nhóm trong thời đại đầy biến động, công việc của bạn chắc chắn đã trở nên khó khăn hơn.
Nhưng hãy nhìn nó theo một cách khác: Việc thiếu hoàn toàn một tiêu chuẩn “bình thường” cơ bản cũng có thể mang lại sự tự do – một quyền tự quyết để hình dung lại tương lai của công việc, bắt đầu từ công việc của chính bạn với tư cách là một nhà quản trị. Vì vậy, nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng thời gian hoặc thắc mắc làm cách nào để kết nối với nhóm của mình theo cách mang lại nhiều giá trị, năng lượng và hiệu quả hơn cho công việc của bạn, hãy bắt đầu từ đây. Trong loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu vào một số nguồn cảm hứng trong thế giới thực để giúp bạn vạch ra tương lai đang tiến triển – một tương lai bao gồm sự thay đổi vì lợi ích của chính chúng ta, nhóm của chúng ta và công việc của chúng ta. Hãy gọi nó là một sự thiết kế lại. Bước một? Hãy xem xét kỹ càng công việc bạn có để biến nó thành công việc bạn mong muốn.
Từ chối mọi cuộc họp
Vào đầu năm 2023, Shopify đã thực hiện một bước đi ấn tượng là loại bỏ tất cả các cuộc họp định kỳ có hơn ba người, sau đó dần bổ sung lại những cuộc họp quan trọng nhất để nhân viên có thể làm việc mà không bị gián đoạn.
Có vẻ triệt để, việc hủy bỏ mọi cuộc họp phản ánh nhu cầu cơ bản của mọi người về thời gian để làm việc độc lập. Shopify hoàn toàn hoạt động từ xa và để cộng tác hiệu quả, nhân viên sẽ đóng góp khi họ có thể để “luôn bật” các tệp Figma và FigJam cộng tác. Sebastian Speier, Giám đốc UX cấp cao tại Shopify cho biết: “Nhóm của chúng tôi phân tán trên nhiều múi giờ nên rất khó tổ chức các cuộc họp”. “Các công cụ cho phép chúng tôi cộng tác không đồng bộ, chúng tôi thực sự muốn đầu tư vào những công cụ đó”. Để giải phóng lịch trình của bạn, hãy thử tìm kiếm những cách khác để kết nối. Xây dựng “văn hóa” nghe có vẻ yếu đuối nhưng cũng khá đơn giản: Đảm bảo rằng mọi người của bạn có thời gian, không gian và nguồn lực để hoàn thành tốt công việc của họ.
Đối với thời gian của bạn? Hãy trung thực một cách tàn nhẫn: Bạn làm gì cả ngày và nó phù hợp đến mức nào với những gì sếp của bạn hoặc sếp của sếp bạn nghĩ rằng bạn làm? Các nhà điều hành có xu hướng nghĩ rằng các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ cấp cao, chẳng hạn như lãnh đạo thay đổi thể chế và giúp nhân viên vạch ra lộ trình phát triển cá nhân của họ. Trong khi đó, các nhà quản lý có xu hướng thấy mình phải giải quyết những vấn đề tầm thường hơn, như làm thế nào (hoặc có nên) tổ chức các cuộc họp và tìm kiếm nhân tài hay không. Bắt đầu lấy lại thời gian của bạn bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác và chiến lược trực quan hóa để hợp lý hóa các cuộc họp của bạn – hoặc tốt hơn nữa là loại bỏ chúng hoàn toàn. Tiến tới công việc không phải lúc nào cũng có nghĩa là “hãy gặp nhau nhé”. Khi làm vậy, hãy nghĩ xem làm cách nào bạn có thể tận dụng thời gian đó nhiều hơn để xây dựng kết nối giữa các cá nhân – bắt đầu bằng những cuộc trò chuyện ít nói về “kết quả” thực chất hơn mà nhiều hơn về thái độ hoặc triết lý đối với công việc.
Loại bỏ sự khó khăn trong chu kỳ phản hồi
Với tư cách là người quản lý, bạn có thể thấy mình bị phân vân giữa việc cố gắng đưa ra một giải pháp phù hợp với mọi người và một giải pháp không làm ai hài lòng. Thay vào đó, tại sao không thử điều chỉnh lại toàn bộ vấn đề? Tạo vòng phản hồi có thể quản lý được bằng cách chia sẻ bản nháp tác phẩm của bạn dưới dạng ảnh chụp màn hình trong FigJam. Bằng cách đó, đồng nghiệp và các bên liên quan khác có thể để lại chú thích, đăng hình dán và sử dụng biểu tượng cảm xúc để thể hiện bản thân mà không làm mọi thứ chậm lại và buộc nhóm phải phản hồi mọi suy nghĩ nhàn rỗi.
Hãy cởi mở để thay đổi. Đưa ra các quy trình để các thành viên trong nhóm của bạn không phải liên tục phát minh lại bánh xe là một cách tuyệt vời để giúp họ tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Nhưng các nhóm cũng cần không gian để thể hiện những gì không hiệu quả. Tại Super, một công ty khởi nghiệp về tự động hóa việc bảo trì tòa nhà dân cư, nhân viên được mời đóng góp các đề xuất ẩn danh để hợp lý hóa hoạt động của công ty tại các cuộc cải tiến hàng tháng. Nghi thức này đã dẫn đến những cải tiến quan trọng, bao gồm hệ thống báo cáo lỗi mới và cuộc họp 15 phút hàng tuần để thử nghiệm các tính năng mới với tư cách nhóm. Người đồng sáng lập Lindsay Liu cho biết: “Chúng tôi, với tư cách là lãnh đạo, đang hỏi: ‘Làm cách nào để chúng tôi trở nên tốt hơn?’”. “Và rất nhiều sự tối ưu hóa [của công ty] đã đến từ những sự cải tiến đó. Nó đã nuôi dưỡng một môi trường nơi mọi người đều cảm thấy mình có thể chia sẻ.”
Nhưng điều quan trọng là phải dựng rào chắn xung quanh nơi làm việc của bạn. Giả sử bạn háo hức tham gia vào một dự án mới, vì vậy bạn cho phép toàn bộ nhân viên của mình chia sẻ phản hồi. Giám đốc sản phẩm của Figma Yuhki Yamashita cho biết: “Chẳng bao lâu nữa, các bình luận sẽ ngày càng chồng chất mà không có hồi kết”. “Hoặc tệ hơn, mọi người (đặc biệt là C-Suite) truy cập vào tệp mà không có hoặc không có ngữ cảnh, bỏ phản hồi rồi biến mất”. Đột nhiên, bạn có một loạt phản hồi mới cần được giải quyết.
Hãy nghỉ ngơi trong thời gian ngừng hoạt động
Tạo ra nhiều cách hơn để kết nối bên ngoài “công việc” sẽ giúp các nhóm hạnh phúc hơn, làm việc hiệu quả hơn.
Một trong những điều khó khăn nhất để vượt qua trong môi trường làm việc từ xa là cảm giác xa xôi. Tại Shopify, các nhóm tổ chức các các hoạt động xã hội khác trên bảng trắng kỹ thuật số để xây dựng tình bạn thân thiết theo cách mang lại cảm giác chân thực cho một nhóm ở xa. Speier thừa nhận đây không phải là sự thay thế hoàn hảo cho kiểu giao tiếp trực tiếp mà nhiều nhân viên khao khát. Bí quyết là tìm ra sự cân bằng để bạn có thể đưa sự quan trọng đó vào một môi trường mang lại cảm giác được kết nối cá nhân và an toàn về mặt tâm lý. Batina của Shopify cho biết: “Có một hợp đồng ngầm rằng chúng tôi sẽ có những cuộc trò chuyện khó khăn về công việc”. “Phê bình phải cứng rắn, chi tiết, tận gốc rễ. Việc phải làm điều đó, sau đó tắt máy ảnh và ở một mình chỉ khiến bạn đặt câu hỏi về kỹ năng của chính mình. Bạn không có gì khẳng định cả.”
Speier lặp lại tình cảm. Speier nói: “Mọi người thực sự muốn cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp của mình một cách có ý nghĩa”. “Nhưng sẽ rất tốn kém về mặt cảm xúc và thể chất khi 100% giao tiếp của bạn với nhóm của mình đều nhằm mục đích giúp công việc của bạn tốt hơn.” Khi mọi người cùng hoạt động dựa trên sự hiểu biết chung thì việc dành ít thời gian hơn chỉ để tập trung vào công việc sẽ dễ dàng hơn. Vào cuối ngày, bạn chỉ có thể dành đủ năng lượng để giải quyết mọi việc và một số chiến thắng lớn nhất mà bạn có thể thúc đẩy là đảm bảo rằng bạn xây dựng đủ những khoảnh khắc xen kẽ mà công việc chỉ là thứ yếu so với việc cùng tồn tại với tư cách là đồng nghiệp, thậm chí có thể là bạn bè.
