Đặt vấn đề
Với định hướng nền móng ở Thành tố UX 1: Định hướng chiến lược, chúng ta dường như đã có đủ nguyên liệu, đủ cơ sở để bắt tay tiếp tục cho dự án. Chúng ta có lý do nội tại từ doanh nghiệp, chúng ta có lý do tác động từ ngoại tác, chúng ta biết rõ mình muốn truyền tải giá trị thương như thế nào và sản phẩm. Vậy đến với Thành tố UX 2: Chức năng và Nội dung, sẽ đem lại cái nhìn như thế nào là giá trị.
Nếu Thành tố UX 1 đặt câu hỏi : ”Tại sao chúng ta lại làm sản phẩm?” này thì Thành tố UX 2 sẽ đặt câu hỏi: “Chúng ta sẽ làm cái gì ở sản phẩm này?”
Như thế nào là Phạm vi?
Con người chúng ta theo đuổi công việc với 2 lý do cơ bản sau:
- Giá trị của việc hoàn thành một quy trình: chinh phục một đỉnh núi, luyện những cú ném banh bóng rổ
- Giá trị của việc tạo ra một sản phẩm: một chiếc bánh, một ứng dụng
Phạm vi chính là một Quy trình có giá trị tạo ra một Sản phẩm có giá trị
Quy trình có giá trị vì nó buộc bạn phải giải quyết những xung đột tiềm ẩn và những điểm khó khăn để làm nên sản phẩm trong khi toàn bộ sự việc vẫn chỉ là giả thuyết. Chúng ta có thể xác định những gì chúng tôi ta thể giải quyết bây giờ và những gì sẽ phải đợi cho đến sau.
Sản phẩm có giá trị vì nó cung cấp cho toàn bộ nhóm – một điểm tham chiếu cho tất cả các công việc sẽ được thực hiện trong suốt dự án và một ngôn ngữ chung để nói về công việc đó. Việc xác định các yêu cầu của bạn sẽ đẩy sự mơ hồ ra khỏi quy trình thiết kế.
Có 2 lý do chính để xác định yêu cầu công việc:
- Biết những thứ bạn đang làm:
- Nếu bạn trình bày rõ ràng chính xác những gì bạn đang đặt ra để xây dựng, mọi người sẽ biết mục tiêu của dự án là gì và khi nào thì đạt được mục tiêu của dự án. Sản phẩm cuối cùng không còn là một bức tranh vô định hình trong đầu PM mà trở thành một thứ gì đó cụ thể mà mọi người ở mọi cấp độ của tổ chức, từ CEO đến Developer, Designer, đều có thể làm việc cùng.
- Nếu không có thì hệ quả là tam sao thất bản, một mục tiêu nhưng lại được trình bày dường như là mỗi người một kiểu.
- Nếu xác định rõ các yêu cầu sẽ cung cấp cho bạn một khuôn khổ để đánh giá những ý tưởng khi chúng xuất hiện – giúp bạn hiểu cách – chúng phù hợp với những gì bạn đã cam kết xây dựng
- Biết những thứ bạn không đang làm
- Biết những gì bạn đang không xây dựng cũng có nghĩa là biết những gì bạn đang không xây dựng ngay bây giờ. Giá trị thực sự trong việc thu thập tất cả những ý tưởng tuyệt vời đến từ việc tìm ra những cách thích hợp để đưa chúng vào kế hoạch dài hạn của bạn. Bằng cách thiết lập các nhóm yêu cầu cụ thể và dự trữ các yêu cầu không phù hợp với khả năng phát hành trong tương lai, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình theo cách có chủ ý hơn.
Tính năng và Nội dung
Xác định phạm vi công việc
Về nền tảng của Thành tố Trải Nghiệm người dùng, chúng ta đã phân chia thành 2 định hướng UX. Với Functionality, chúng ta quan tâm đến những gì sẽ được coi là bộ tính năng của một Software/Web App, và người dùng sẽ thực hiện những gì để đạt được mục tiêu. Với Information, chúng ta quan tâm đến xử lý nội dung, lĩnh vực truyền thống của các nhóm truyền thông tiếp thị và biên tập.
Ngôn ngữ của thể hiện ở Thành tố UX 2 chủ yếu là ngôn ngữ trong phát triển phần mềm. Nhưng các khái niệm ở đây áp dụng như nhau cho giữa Function và Content. Bạn có thể nghĩ thông thường rằng việc phát triển nội dung thường ít liên quan đến việc phát triển phần mềm, nhưng các nguyên tắc cơ bản là giống nhau để làm sao đưa ra những việc cần chuẩn bị cho một phần mềm, sản phẩm, Website.
Vậy với 2 điều kiện trên cần xác định những gì? Chúng ta sẽ bóc tách Thành tố UX 2 với các ví dụ cơ bản để làm rõ định nghĩa. Giả sử chúng ta xác định được ở Thành tố UX 1, công ty sẽ phát triển một trang web thương mại điện tử mới cho một công ty được hiện đại hơn cho nhóm người dùng trẻ
Các tính năng sẽ phát triển
Bản thân mỗi sản phẩm sinh ra đều giải quyết một vấn đề cụ thể, giúp con người tối ưu nguồn lực của mình hơn bao giờ. Vậy để người dùng sử dụng sản phẩm đạt mục tiêu mua hàng dễ dàng và tiệm cận các nền tảng hiện đại, trẻ trung chúng ta cần các tính năng sau:
- Luồng mua hàng của người dùng
- Cách thức tương tác với giỏ hàng ở mọi vị trí trên trang
- Phương án thanh toán bằng ví điện tử cho người dùng
- Người dùng có thể đăng tải những bình luận
- Người dùng có thể lưu những sản phẩm yêu thích
- Người dùng dễ dàng xem lại các sản phẩm gần đây vừa theo dõi
Các hoạch định cần làm rõ các tính năng một cách cụ thể vì chúng có xu hướng đi sâu hơn vào trong, khi chúng ta làm rõ điều gì là mang lại trải nghiệm khác biệt so với các sản phẩm khác. Một khi có rõ những tính năng cần xây dựng, việc chuyển hoá thành tài liệu để cả đội dự án đọc là vô cùng quan trọng. Vì nếu không có tài liệu đọc hiểu thì việc tiếp cận sản phẩm trở nên không rõ ràng và mập mờ. Một cách tiếp cận sai đối với phạm vi sẽ tự thân nó mang lại kết một sản phẩm tệ.
“Một trong những điểm hạn chế về các bản thảo tính năng là chúng không phản ánh sản phẩm thực tế.”
Đúng, điều này là không phù hợp với tư duy thực thi làm cho tinh gọn. Nhưng cần nhớ, mọi thứ đều có hai mặt, mọi thứ đều có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Mọi người đều hiểu đó bản chất của việc làm việc làm sản phẩm. Đôi khi có tính năng bạn nghĩ sẽ không hoạt động hoặc nhiều khả năng không hoạt động. Tuy nhiên, đây không phải là lý do để từ bỏ việc viết thành văn các tính năng cần thực hiện. Thay vì nhìn vào cách thức khô khan, truyền thống, hãy quan tâm đến việc nó làm nổi bật tầm quan trọng của các tính năng thực sự hoạt động. Ngay cả khi đã bắt tay xây dựng, các tính năng trở nên vô nghĩa, thì việc làm ra các văn bản sẽ cho ta thấy rõ cái gì là “work” cái gì là “không work”.
Các nội dung sẽ phát triển
Việc xác định tất cả các loại nội dung được liên kết với các tính năng sẽ giúp đội nhóm xác định những tài nguyên nào sẽ cần thiết để sản xuất nội dung. Nội dung đề cập đến thông tin và phương tiện được trình bày cho người dùng như một phần của trải nghiệm người dùng. Với mục tiêu trang thương mại điện tử chúng ta sẽ cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Nội dung sản phẩm bao gồm mô tả sản phẩm, hình ảnh, giá cả và đánh giá.
- Nội dung tin tức bao gồm các bài báo, hình ảnh và video
- Nội dung trang chủ bao gồm các banner minh hoạt, các video quảng cáo thương mại.
“Don’t get confused between the format of a piece of content and its purpose.”
Kích thước tệp của mỗi hình ảnh sản phẩm nội dung của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định về trải nghiệm người dùng mà bạn sẽ phải thực hiện. Ví dụ như yếu tố tải trang nhanh, nếu 500 tấm ảnh của bạn tải lên với kích thước tệp lớn, hãy tưởng tượng khoảnh khắc chờ đợi trên vai trò của người dùng. Yêu cầu nội dung của bạn phải cung cấp ước tính sơ bộ về “chất lượng” của từng tính năng: số từ cho các tính năng văn bản, kích thước pixel cho hình ảnh hoặc video và kích thước tệp cho các phần tử nội dung độc lập, có thể tải xuống như tệp âm thanh hoặc tài liệu PDF. Bản thân website có traffic nhiều như thương mại điện tử phải thường xuyên cập nhật nội dung và bảo trì những nội dung trên đó để đáp ứng được nhu cầu của người dùng trẻ trung. Đây là lý do tại sao, đối với mọi tính năng nội dung, bạn nên xác định tần suất nó sẽ được cập nhật. Tần suất cập nhật phải xuất phát từ mục tiêu chiến lược của bạn cho trang web:
- Dựa trên mục tiêu sản phẩm của bạn, bạn muốn người dùng quay lại với tần suất như thế nào?
- Dựa trên nhu cầu của người dùng của bạn, tần suất họ mong đợi thông tin cập nhật là bao nhiêu?
Mỗi đối tượng người dùng nên có một cách tiếp cận về nội dung khác nhau và cách thức để giữ chân.
Nên ưu tiên như thế nào
Nếu chiến lược của bạn đã xác định thứ bậc ưu tiên rõ ràng thì những ưu tiên này phải là yếu tố chính để xác định mức độ ưu tiên của các tính năng được đề xuất. Một số tính năng không thể được triển khai vì chúng không thể thực hiện được về mặt kỹ thuật, một số tính năng khác không khả thi vì chúng sẽ yêu cầu nhiều tài nguyên hơn (con người, tài chính, thời gian). Rất ít tính năng được xây dựng một cách vô căn. Ngay cả các nội dung trên một trang Web cũng dựa vào các tính năng xung quanh chúng để thông báo cho người dùng về cách tốt nhất hiểu tính năng nào đó. Điều này tất yếu dẫn đến xung đột giữa các tính năng.
Một số tính năng sẽ yêu cầu đánh đổi với những tính năng khác để tạo ra một tổng thể nhất quán, mạch lạc. Ví dụ: người dùng có thể muốn quy trình thanh toán trong 1 màn hình nhưng cơ sở hạ tầng mà trang web sử dụng không thể chứa tất cả dữ liệu cùng một lúc và dễ tác động tiêu cực đến trải nghiệm. Tốt hơn là nên thực hiện quy trình gồm nhiều bước hay bạn nên làm lại hệ thống cơ sở dữ liệu? Câu trả lời là phụ thuộc vào các mục tiêu chiến lược của bạn.
Theo đặt vấn đề, bất kỳ đề xuất tính năng, nội dung nào không phù hợp với định hướng chiến lược đều nằm ngoài phạm vi. Nhưng nếu một tính năng được đề xuất nằm ngoài phạm vi không chịu ràng buộc nào từ chiến lược ở trên và là một ý tưởng hay, thì bạn có thể muốn xem xét lại một số mục tiêu chiến lược của mình. Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình đang xem xét lại nhiều khía cạnh trong chiến lược của mình, thì có lẽ bạn đã nhảy vào việc xác định các yêu cầu quá sớm, lúc này việc cần làm là quay trở lại với Định hướng chiến lược
Khi những nhà hoạch định nói về chiến lược, họ thường loay hoay với tính năng thứ yếu sau đó trở lại với cái chính yếu, cái cốt lõi. Do đó, quá trình xác định yêu cầu trở thành một vấn đề tốn nhiều thời gian của các nhà hoạch định.
Quản trị dự án chưa bao giờ dễ dàng. Cách tiếp cận tốt nhất để giải quyết xung đột giữa các bên liên quan là tập trung vào chiến lược. Phải thừa nhận rằng điều này thường nói dễ hơn làm. Vì ai cũng muốn được đóng góp, nhưng ưu tiên cái muốn có mặt không phải ai cũng chấp nhận toàn phần. Vì thế thể hiện sự đồng cảm với nhu cầu của các bên liên quan là điều cần thiết để giải quyết xung đột tính năng.
Và đây cũng là điều chúng tôi đề cập rất rõ về kỹ năng con người của các cấp quản lý trong khoá học Figma Thực Chiến của đơn vị Rebo Academy thực hiện định kỳ hằng tháng. Kỹ năng con người của ngành công nghệ chưa bao giờ là không quan trọng.
Kết luận
Bằng cách xác định Thành tố UX 2: Định hướng Phạm vi, nhóm có thể thiết lập sự hiểu biết chung về phạm vi công việc và yêu cầu của dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều được liên kết và làm việc hướng tới các mục tiêu giống nhau và sản phẩm cuối cùng đáp ứng nhu cầu của người dùng và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Nó cũng giúp giảm thiểu rủi ro vượt quá phạm vi và đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách.
Trong ví dụ trên, Thành tố 2 đã giúp nhóm dự án tạo một trang web thương mại điện tử thành công đáp ứng nhu cầu của người dùng và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Nếu không có Thành tố 2, nhóm có thể gặp khó khăn trong việc xác định phạm vi và yêu cầu của dự án, điều này có thể dẫn đến trải nghiệm người dùng kém hiệu quả hơn và sản phẩm kém thành công hơn.
